档案数字化的基本要求是什么

　　所谓数字化是指利用计算机技术将纸质档案转换为数字档案的过程。纸质文献数字化是指利用扫描仪或数码相机等数字化设备对纸质文献进行数字化处理。存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并能被计算机识别。纸质文献数字化的基本原则是准确、方便、快捷地提供和利用文献信息资源，共享公共文献信息资源。

　　一、档案数字化的主要内容如下：

　　档案数字化主要包括档案目录信息的数字化和档案目录数据库的建立;载体文件的数字化，如纸质文件、照片文件、音频和视频文件等。建立档案图像数据库或多媒体数据库;档案专题信息的收集与数据库建设。

　　二、数字化的基本要求如下：

　　1、维护组织和个人权利的合法证明;

　　2、组织各项经营管理活动的依据;

　　3、组织必须审查连续工作的证据;

　　4、业务活动、成果、经验和教训;

　　5、研究信息和成果的依据和参考资料。

　　三、传统档案管理中存在问题如下：

　　1、对档案重视不够

　　大多数单位的档案硬件设施配置不好，档案保管条件普遍较差。个别单位管理制度落实不到位，档案保管不规范，摆放无序，存在丢失隐患。档案员大多是兼职，没有处理档案管理的想法，普遍存在归档不及时、随意的现象。

　　2、档案业务不够精通

　　档案管理需要一定的专业素质，应该说技术性很强。现有的档案管理人员基本没有接受过系统的专业培训，归档的标准大多是口耳相传，档案的分类和保管期限标准也不统一。而且每个人的理解不一样，导致归档和分类不准确。

　　3、团队配置不稳定

　　各单位人员调动频繁，使得档案管理队伍不稳定，影响了档案管理的可持续性，无法深入有序地开展档案管理工作。

　　4、档案电子化水平低

　　目前档案主要是纸质档案，没有电子档案。纸质档案的整理、归档、阅读、查询存在诸多不便。

　　四、数字化的意义和作用如下：

　　随着计算机技术、扫描技术、OCR技术和数字摄影技术(录音和录像)的发展，数据库技术、多媒体技术和存储技术的发展产生了档案数字化这一新的文件信息形式。

　　1、提高经济效益

　　数字化档案管理将传统的以纸张为载体的档案信息对象转变为机器可读的文件，既节省了存储成本，又节省了占用空间，查阅方便快捷，避免了重复打印数据造成的纸张和人员的浪费;

　　2、提高办公效率

　　数字文件管理使数据能够及时归档并尽快提供。

　　由于信息的时空流动，数字档案馆实际上成了一个“无墙文档”，档案馆基本上从存储文档实体转变为提供便捷的信息控制中心;

　　3、增强对原始文件的保护

　　纸质文件转换为数字电子文件后，文件的使用更加安全。经过数字化处理后，无疑会更好地保护历史悠久的档案材料。

　　目前，90%以上的档案管理仍然采用人工管理。传统的文件管理系统存在一些问题，比如系统文件编程流程繁琐、效率低下、整理时间长、文件存储顺序容易被打乱、文件盘点操作不科学、文件管理失效滞后等，而档案数字化后，可以有效防止档案被篡改，以上就是档案数字化的基本要求与意义所在。